IT en design

Contentbeheer

De website draait en lijkt een groot succes te worden. Maar hoe houdt u de website succesvol? Een website is alleen interessant als er regelmatig nieuwe informatie is te vinden. Dat vergt goed contentbeheer.

Alles valt samen

Als u in de ontwikkelfase alle stappen hebt doorlopen, hebt u een aantal bruikbare documenten. Deze documenten waren niet alleen van belang tijdens de ontwikkelfase, maar zijn even zo belangrijk in de beheersfase. Aan de hand van deze documenten kunt u immers bewaken of alle content op de website aanwezig is, of het doel nog wordt nagestreefd en of de website nog conform de bedrijfsmissie is.

Beheermatrix

Zoals u in een vorig artikel hebt kunnen lezen, is een beheermatrix een handig hulpmiddel om een goede planning te maken. Maar de matrix is zeker een handig hulpmiddel om de website te beheren. In de beheermatrix kunt u immers aflezen wanneer welke content aan beheer toe is en wie hiervoor verantwoordelijk is. Met een goede beheermatrix hebt u dus een kostbaar stuk informatie in handen.

Content management systeem

Een content management systeem (CMS) kan een handig hulpmiddel zijn om uw website te vullen en te beheren. Tegenwoordig zijn er CMS'en in alle vormen, maten en prijsklassen. Voor ieder wat wils dus! Met een CMS is het mogelijk om meerdere mensen content op de website te zetten en te onderhouden. Een CMS is zo opgebouwd dat de gebruikers met sjablonen kunnen werken en geen kennis van internettechniek en vormgeving hoeven te hebben. Iedereen kan omgaan met een CMS, wat het beheren van uw content een stuk eenvoudige maakt. Verlies echter nooit de kwaliteit van de informatie uit het oog. Dit controleert het systeem niet!

Tegenwerking van contentleveranciers

Hoe mooi u het ook bedacht hebt en hoe graag u en uw team de website ook succesvol willen maken, toch wordt de content niet vanzelf gemaakt en beheerd. Er zullen altijd tegenwerkers zijn. Maar waarom werken deze mensen tegen?

• Gebrek aan informatie. Als mensen niet vroegtijdig zijn geïnformeerd, zullen ze eerder geneigd zijn tegen te werken.
• Angst om tijd, vrijheid of werk te verliezen. Mensen voelen zich vaak te verantwoordelijk en worden onzeker.
• Gebrek aan vertrouwen. meestal komt dit ook door gebrek aan informatie.

Toch meedoen?

Hoe krijgt u mensen dan toch zo ver om samen met u de site te beheren?

• Werk in eerste instantie met de 'Early adopters', de mensen die het een uitdaging vinden iets nieuws te beginnen. Verspil geen tijd en energie aan de tegenwerkers.
• Geef de beheerders voldoende informatie en beloon ze. Bijvoorbeeld met positieve feedback, opleidingen, extra faciliteiten, naamsvermelding en aandacht.
• Zoek mensen die kunnen schrijven en organiseren!

Redactie motiveren

Als u dan een goed team van redacteuren en beheerders hebt, is het belangrijk dat u het team blijft motiveren. Als zij niet gemotiveerd zijn, kunt u hoog en laag springen, maar zal er weinig kwalitatiefs op de website gebeuren. Daarvoor enkele tips:

• Laat mensen niet het wiel opnieuw uitvinden, maar biedt contentformats of standaarden.
• Laat mensen niet zwemmen, maar begeleidt ze en geef ze aandacht.
• Zorg voor structuur in de vorm van een duidelijk plan.
• Maak duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en bij wie mensen terecht kunnen met vragen of opmerkingen.
• Zorg voor passie bij de webredactie en zorg dat de webredactie de overige redacteuren/beheerder met hun enthousiasme aansteken.
• Zorg voor commitment bij de leidinggevenden. Als zij achter de website staan, krijgen de redacteuren meer tijd om in de site te steken.
• Maak managers medeverantwoordelijk.
• Laat leidinggevenden contentleveranciers belonen door tijd of geld beschikbaar te stellen, positieve feedback te geven en het webwerk te betrekken in de functionerings- en beoordelingsgesprekken.

Op weg naar uw eigen succesvolle website

In de vorige artikelen hebt u een goed beeld kunnen krijgen van het ontwikkeltraject van een website. U kunt nu zelf aan de slag. Wilt u ondersteuning of advies, schroom dan niet om advies in te winnen van een deskundige. Ook voor u geldt dat u het wiel niet zelf hoeft uit te vinden!

---